Intern kommunikasjon i min organisasjon

“…the blogosphere is the friend of information but the enemy of thought.” 
― Alan Jacobs

Jeg vet ikke hvorfor jeg valgte dette sitatet, men den beskriver kanskje mer hvordan jeg har følt mens jeg skrev dette blogginnlegget.

Men det var ikke der som jeg skulle skrive om, jeg skulle skrive om kommunikasjon innenfor Fiskeridirektoratet og hvorden jeg egentlig føler om det.

Det er ganske rart at det er kun 1 ½ år siden IT avdelingen fikk internetttilkobling fra sine arbeidsmaskiner.  Når man tenker på det så kan man spørre, hvordan i all verden kunne man leve med det.

Man måtte nu snakke med Tomas i Fredrikstad, eller sjekke om det var en ny oppgradering på programvaren som man hadde, ikke sandt.  Vi hadde jo e-post, men det gjør ikke mye og er allt for tregt når man trenger informasjon med verden.

Møter kunne man sette opp.  Men faktan er at man har allt for mange møter i en uke, man må nu ha litt tid til å gjøre jobben som man skal, ikke sant.

Derfor er det lettere i dag, med alle de verktøyene som vi kan bruke å ha kommunikasjon innen for Fiskeridirektoratet.

Men hva bruker vi i dag?

Merkelig nok, så er det fortsatt allt for mange møter, men de har endret sig og blitt mer effektive.  Men selvfølgelig er det nødvendige, ikke minst i forhold til prosjekter å gjennomgang av dem.

Innen for IT har vi begynnt å bruke verktøy som Confluence som et wiki- vertøy for å beskrive prosesser og tekniker i vårt miljø.

Skype kjøres som kommunikasjons verktøy, ikke minst i forhold til kommunikasjon med Tomas sør i Fredrikstad.

Vi har alle vore egne kontorer,  så det er enkelt å holde en kort møte eller samtale inne på de.  Det bruker vi mye, spesielt her i Bergen.  Vi liker å ha privat kontorer, dersom det ville være allt for mye støy hvis alle jobbet i et åpent miljø.

Vi jobber hard med å få opp et internt miljø, hvor vi kan bruke forskjellig IT verktøy for å få bedre kommunikasjon og planen er at dat skal skje fort.

Det er spennende tider i Fiskeridirektoratet IT avdelingen….

IKT som styringsverktøy for å fjernlede Fiskeridirektoratet

Blogginnlegg for oppgave 2 i modul 1 - orgsos

Det påstås at fjernledelse er en forsmak på framtidens ledelsesform. I Fiskeridirektoratet har fjernledelse vært en nødvendighet i lang tid for at den desentraliserte organisasjonen langs norskekysten skal fungere tilfredsstillende. Nærhet til den lange norskekysten og god dekning er svært viktig for direktoratet. Fjernledelse har også pågått i mange år og selv med begrensede kommunikasjonsmuligheter og gode verktøy for fjernledelse lengre tilbake i tid, så har mye reisevirksomhet vært det eneste nødvendige men også svært kostbart for direktoratet. Nye kommunikasjonsformer de senere årene reduserer reisevirksomheten og kostnadsbesparelsene.

For å beskrive et praktisk eksempel på dette: Fiskerikontoret i Fredrikstad har fem ansatte (en ansatt med stilling seniorrådgiver under IT-avdelingen, systemseksjonen, lokalisert og ledet fra Bergen (hovedkontoret), fire ansatte med stillinger som inspektør og rådgivere med tilhørighet under Region Sør i Egersund og ledes også derfra. Kontoret er innlemmet i lokalnettet til direktoratet (intranettet), slik at det er ingen teknisk forskjell å jobbe i Fredrikstad, Bergen eller Egersund. Nytt moderne videokonferanseutstyr ble installert i 2012 og behovet for reisevirksomhet er redusert betraktelig. Til og med jobbintervjuer har blitt utført over videokonferanseutstyr.Internt i organisasjonen bruker vi sosiale samhandlingsverktøy som Confluence, Facebook (https://www.facebook.com/fiskeridirektoratet), og Skype.

Om Fiskeridirektoratet

Fiskeridirektoratet (opprettet 1906) er en norsk, statlig etat med ansvar for fiskeri- og havbruksforvaltning. Etaten er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet og ledes av fiskeridirektøren. Norsk fiskeridirektør har siden 2008 vært Liv Holmefjord.

Fiskeridirektoratet ligger i Strandgaten 229 i Bergen og har regionkontorer i Vadsø, Tromsø, Bodø, Trondheim, Ålesund, Måløy og Egersund. Lokale fiskerikontor finnes i Hammerfest, Båtsfjord, Havøysund, Honningsvåg, Kjøllefjord, Vardø, Finnsnes, Skjervøy, Brønnøysund, Leknes, Sandnessjøen, Sortland, Svolvær, Rørvik, Sistranda, Fosnavåg, Kristiansund, Bergen, Florø, Kopervik, Kristiansand og Fredrikstad.

Fiskeridirektoratet er myndighetenes fremste rådgivende og utøvende organ innen fiskeriforvaltningen i Norge. Direktoratets hovedoppgave er planmessig å arbeide for at norsk fiskeri- og havbruksnæring fremmes og utvikles til beste for dem som arbeider i næringen og slik at fiskeressursene på lang sikt gir et optimalt utbytte.

Direktoratet deler ut konsesjoner og adgang til å drive fiske og fører fartøyregisteret og fiskermanntallet. Det utarbeider reguleringsforskrifter, overvåker utviklingen i fisket, fordeler kvoter og stopper de enkelte fiskeriene når kvotene er beregnet oppfisket. Norske fartøy som fisker i andre lands soner får sine lisenser av Fiskeridirektoratet. Det er ellers involvert i kvoteforhandlinger med andre land og deltar i internasjonale prosesser i regi av blant andre FN, OSPAR og regionale fiskeriorganisasjoner.

Kyst- og havbruksavdelingen har ansvaret for forvaltningen av akvakulturloven. Avdelingen er tilsynsmyndighet for akvakulturnæringen. Kyst- og havbruksavdelingen er også overordnet myndighet i spørsmål om arealplanlegging i kystsonen.

Tanker om Informasjonsteknologi (IKT)

IKT er ikke den første organisasjonsteknologien. Det nevnes blant annet kurertjenester kjent allerede fra 2000 f.Kr. Primærnæringer (slik som fiske) og infrastruktur (for eksempel jernbanen, telegrafen, med mer.) hadde teknologier som i stor grad led av gamle vaner hvor de sterke ledere fikk større potens i det å lede virksomheten globalt med jerngrep. Lederdemokratiet har løsnet de siste årene med IKT. Effektiviteten i teamet er avhengig av at deltagerne ønsker å bruke ny teknologi for å effektivisere arbeidet. Teknologi som gjør kommunikasjonen innen teamet enkel, vil skape tette bånd og samhold i gruppen. Ulike teknologiske prinsipp vil være nyttige i ulike faser av gruppeprosessen.

Kommunikasjon i sann tid (synkron kommunikasjon) f. eks telefon- eller videokonferanse og Skype, gir mulighet for umiddelbar respons og tar i bruk flere informasjonskanaler. Disse gjør at samtaler kan føres uavhengig av deltakernes plassering, men har den utfordring at møter over tid er slitsomme samt at nonverbal kommunikasjon ikke fremkommer. Videokonferanser gir deltakerne større mulighet til å få visuelle inntrykk enn ved telefonkonferanse. Videokonferanser er teknisk noe krevende, men nye løsninger knyttet til konferanser via web kamera forenkler dette. Skype er oppfattet å være et virkemiddel for uformell kommunikasjon, uttrykkssted for uformelle samtaler, sinnsstemninger og lignende. Aktiv bruk av Skype vil altså kunne senke terskelen for kommunikasjon i forhold til e-post.

Ved asynkron kommunikasjon blir budskap og respons gitt til ulike tidspunkt, eks. e-post, elektroniske oppslagstavler eller diskusjonsforum på internett. Asynkron kommunikasjon er mindre ressurskrevende og effektivt i deler av en prosess, men fanger ikke opp spontane uttrykk og nyanser i det nonverbale budskapet. Asynkron kommunikasjon er informasjonsfattig i den forstand at den åpner færre informasjonskanaler. E-post gir en effektiv og sporbar kommunikasjon. Den er lett å sortere og gruppere. Meldinger blir imidlertid ofte tekniske ved at man ikke får frem verbale nyanser som fremkommer i talespråk. Gruppen må bruke den teknologien som tjener medlemmene best både i oppgaveløsning og mellommenneskelig relasjoner. Derfor er det også viktig å kjenne til hvordan man skal utnytte IKT på tre områder:

1. Møtestøtte
2. Arbeidsstøtte
3. Infrastruktur.

Bruken av IKT

Teknologi vil effektivt kunne bidra i kommunikasjonen. Fiskeridirektoratet er generelt sett flinke til å benytte IKT og har kommet langt med å tilrettelegge IKT som medium for fjernledelse.

E-post og telefon er mye benyttet, men det er nok mange som ikke bruker disse medium på en effektiv måte (bruk av mappestruktur, ulike kalenderfunksjoner og lignende). Det er også begrenset bruk av ”nye” kommunikasjonsformer som Skype, Twitter, og lignende. Men videokonferanse og telefonkonferanse har gjort fjernledelse til et lettelsens verktøy.

I direktoratet, som er spredd over store avstander langs kysten, ser man dog en økende bruk av synkrone kommunikasjonsmidler, men det er enda langt igjen før man kan si at dette brukes som et systematisk verktøy. Den manglende bruken kan skyldes manglende tilgang til de aktuelle verktøy, men vil hevde at hovedårsaken til den manglende bruken ligger ikke i ledernes manglende kunnskap om disse mulighetene og deres manglende vilje til å ta de i bruk – men også en noe skepsis kontra tradisjonelle metoder og at det må investeres litt tid.

Det er viktig for fjernledere å sette seg inn i mulighetene, og ikke minst er det viktig å være seg bevisst hvordan man bruker mediene i det daglige. En må herunder kjenne ulempene fordeler og ulemper som ligger i asynkron kommunikasjon, slik de er beskrevet i teoridelen. Det er også viktig å sette seg spilleregler for bruken: F.eks hevder jeg at fjernledelse krever raske svar via e-post (gjerne i løp av minutter).

Dette fordi e-post (og eventuelt Skype) i praksis erstatter mye daglige avklaringer som skjer mellom kolleger i ett samlet lokale.

Videre er det viktig å være bevisste på hvordan en leder gode møter over avstand. Stikkord her er spilleregler, planlegging (papirer sendt ut i forkant på e-post, nummererte saker og avtale om hvem som introduserer saken) og gjennomføring av møtet (struktur).

Mvh
Tomas Olaj

Kaffeautomaten

I forbindelse med en øvingsoppgave i et studie ved HiST har jeg fått en oppgave som sier: "Beskriv hvordan kommunikasjon skjer i din organisasjon pr i dag". Men før jeg begynner å skrive så dukker spørsmålene opp. Hva er kommunikasjon? Og hvorfor skal jeg skrive om det? Og hvorfor skal jeg skrive om det i form av en blogg?

Nord-Trøndelag fylkeskommune er styrt av fylkestinget. Konsernet har ca 1700 medarbeidere og han ansvar for områder innen videregående skoler, nærinsutvikling, kultur, tannhelse og flere ting.

Jeg starter med det siste først. Hva er en blogg? I følge min gode venn, onkel Wikipedia er blogg et ord konstruert av to ord, nemlig web og logg. Det er med andre ord snakk om en logg som publiseres på web. Jeg er fremdeles like lite klok og leser videre hos min gode onkel men blir vel stående fast med et inntrykk av at selve teksten i en blogg kan være på hvilken som helst form og handle om hva som helst. Regelen er at det er ingen regler når det kommer til innhold. Det er med andre ord formen som er viktig og den tar min tante Google seg av i form at dette er skrevet på Blogger - ergo er det altså en blogg.

Så tilbake til hovedspørsmålet, hva er kommunikasjon? Og hvordan skjer dette i min organisasjon? Selve ordet kommer som de fleste andre ord fra latin og betyr å "gjøre felles". Det dreier seg altså om å dele noe, om å overføre eller utveklse informasjon eller kunnskap. Det må med andre ord være minst to mennesker (i alle fall i min organisasjon hvor det i hovedsak jobber mennekser) med i bildet.

En typisk arbeidshverdag i en fylkeskommune består for de fleste av møter, skrive i Word eller henge ved kaffeautomaten. Og sikkert noen flere ting, men det er ikke meningen å dekke alt i denne bloggen. Alle møter består av mer enn ett menneske. Skriver man i Word så har man som regel et håp om at noen en vakker dag skal lese det man skriver. Og å henge ved kaffeautomaten er langt hyggeligere om man er flere. .

Poenget er at det meste man driver med på en eller annnen måte involverer kommunikasjon. Kommunikasjon er med andre ord sentralt i de fleste organiasjoner. Hos oss manifisterer dette seg gjennom at vi til og med har en egen kommunikasjonsavdeling (det er kanskje litt ironisk at jeg ikke føler meg helt sikker på hva alle de menneskene faktisk holder på med...).

Møtene i fylkeskommunen, hva kjennetegner dem? Hvordan er møtekulturen? Har vi en møtekultur? Jeg blir sittende å grunne litt på dette. Jeg har vært i møter i flere sammenhenger og med mange forskjellige folk, Men er det noen kjennetegn? Overraskende nok vil jeg si at møtekulturen er ustrukturert. Dette er egentlig det motsatte fra min erfaring fra min tidligere arbeidsgiver. Jeg mener at fylkeskommunen ville ha tjent på å innføre noen enkle felles kjøreregler for hvordan gjennomføre et møte.

Når det kommer til skriving så er det fokus på rettskriving og av vi skal skrive slik at folk forstår, spesielt når det kommer til ting som skal leses av eksterne. Men hva med den interne skriftlige kommunikasjonen? Der er det få regler, slik jeg kan se det. Noe blir delt på intranettet, som er basert på Sharepoint. Onde tunger vil ha det til at Sharpoint er den sikreste plassen å legge noe, om man skal være sikker på at det aldri blir lest. Og det er noe sant i det. Sharepoint er dessverre en stor og tung struktur som få bruker og klarer å finne fram til. Epost blir også brukt som skriftlig kommunikasjonskanal. Men blir epost lest og forstått? Det kan virke som at epost fort drukner i den store mengden av epost. Den interne skriftlige kommunikasjonen kan altså synes å være suboptimal fordi kommunikasjonskanalene ikke fungerer slik de skal.

Til slutt, kommunikasjonen ved kaffeautomaten, denne er kanskje limet i organisasjonen. Det er her all den viktige uformelle kommunikasjonen skjer. Det er her vi får vite om det som skjer i organisasjonen. Det er her vi får vite hvem som slutter og hvem som begynner. Om viktige prosjekter og hva som er status i dem og hvorfor det store prosjektet ble stoppet. Og alt og ingenting.

Kommunikasjon er viktig og vanskelig. Det skjer hele tiden og over alt. Så hvordan gripe fatt i den og få den til å virke bedre. Kan f.eks Entreprise 2.0 være svaret? Det får vi kanskje svaret på i løpet av studiet?