IKT som styringsverktøy for å fjernlede Fiskeridirektoratet

Blogginnlegg for oppgave 2 i modul 1 - orgsos

Det påstås at fjernledelse er en forsmak på framtidens ledelsesform. I Fiskeridirektoratet har fjernledelse vært en nødvendighet i lang tid for at den desentraliserte organisasjonen langs norskekysten skal fungere tilfredsstillende. Nærhet til den lange norskekysten og god dekning er svært viktig for direktoratet. Fjernledelse har også pågått i mange år og selv med begrensede kommunikasjonsmuligheter og gode verktøy for fjernledelse lengre tilbake i tid, så har mye reisevirksomhet vært det eneste nødvendige men også svært kostbart for direktoratet. Nye kommunikasjonsformer de senere årene reduserer reisevirksomheten og kostnadsbesparelsene.

For å beskrive et praktisk eksempel på dette: Fiskerikontoret i Fredrikstad har fem ansatte (en ansatt med stilling seniorrådgiver under IT-avdelingen, systemseksjonen, lokalisert og ledet fra Bergen (hovedkontoret), fire ansatte med stillinger som inspektør og rådgivere med tilhørighet under Region Sør i Egersund og ledes også derfra. Kontoret er innlemmet i lokalnettet til direktoratet (intranettet), slik at det er ingen teknisk forskjell å jobbe i Fredrikstad, Bergen eller Egersund. Nytt moderne videokonferanseutstyr ble installert i 2012 og behovet for reisevirksomhet er redusert betraktelig. Til og med jobbintervjuer har blitt utført over videokonferanseutstyr.Internt i organisasjonen bruker vi sosiale samhandlingsverktøy som Confluence, Facebook (https://www.facebook.com/fiskeridirektoratet), og Skype.

Om Fiskeridirektoratet

Fiskeridirektoratet (opprettet 1906) er en norsk, statlig etat med ansvar for fiskeri- og havbruksforvaltning. Etaten er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet og ledes av fiskeridirektøren. Norsk fiskeridirektør har siden 2008 vært Liv Holmefjord.

Fiskeridirektoratet ligger i Strandgaten 229 i Bergen og har regionkontorer i Vadsø, Tromsø, Bodø, Trondheim, Ålesund, Måløy og Egersund. Lokale fiskerikontor finnes i Hammerfest, Båtsfjord, Havøysund, Honningsvåg, Kjøllefjord, Vardø, Finnsnes, Skjervøy, Brønnøysund, Leknes, Sandnessjøen, Sortland, Svolvær, Rørvik, Sistranda, Fosnavåg, Kristiansund, Bergen, Florø, Kopervik, Kristiansand og Fredrikstad.

Fiskeridirektoratet er myndighetenes fremste rådgivende og utøvende organ innen fiskeriforvaltningen i Norge. Direktoratets hovedoppgave er planmessig å arbeide for at norsk fiskeri- og havbruksnæring fremmes og utvikles til beste for dem som arbeider i næringen og slik at fiskeressursene på lang sikt gir et optimalt utbytte.

Direktoratet deler ut konsesjoner og adgang til å drive fiske og fører fartøyregisteret og fiskermanntallet. Det utarbeider reguleringsforskrifter, overvåker utviklingen i fisket, fordeler kvoter og stopper de enkelte fiskeriene når kvotene er beregnet oppfisket. Norske fartøy som fisker i andre lands soner får sine lisenser av Fiskeridirektoratet. Det er ellers involvert i kvoteforhandlinger med andre land og deltar i internasjonale prosesser i regi av blant andre FN, OSPAR og regionale fiskeriorganisasjoner.

Kyst- og havbruksavdelingen har ansvaret for forvaltningen av akvakulturloven. Avdelingen er tilsynsmyndighet for akvakulturnæringen. Kyst- og havbruksavdelingen er også overordnet myndighet i spørsmål om arealplanlegging i kystsonen.

Tanker om Informasjonsteknologi (IKT)

IKT er ikke den første organisasjonsteknologien. Det nevnes blant annet kurertjenester kjent allerede fra 2000 f.Kr. Primærnæringer (slik som fiske) og infrastruktur (for eksempel jernbanen, telegrafen, med mer.) hadde teknologier som i stor grad led av gamle vaner hvor de sterke ledere fikk større potens i det å lede virksomheten globalt med jerngrep. Lederdemokratiet har løsnet de siste årene med IKT. Effektiviteten i teamet er avhengig av at deltagerne ønsker å bruke ny teknologi for å effektivisere arbeidet. Teknologi som gjør kommunikasjonen innen teamet enkel, vil skape tette bånd og samhold i gruppen. Ulike teknologiske prinsipp vil være nyttige i ulike faser av gruppeprosessen.

Kommunikasjon i sann tid (synkron kommunikasjon) f. eks telefon- eller videokonferanse og Skype, gir mulighet for umiddelbar respons og tar i bruk flere informasjonskanaler. Disse gjør at samtaler kan føres uavhengig av deltakernes plassering, men har den utfordring at møter over tid er slitsomme samt at nonverbal kommunikasjon ikke fremkommer. Videokonferanser gir deltakerne større mulighet til å få visuelle inntrykk enn ved telefonkonferanse. Videokonferanser er teknisk noe krevende, men nye løsninger knyttet til konferanser via web kamera forenkler dette. Skype er oppfattet å være et virkemiddel for uformell kommunikasjon, uttrykkssted for uformelle samtaler, sinnsstemninger og lignende. Aktiv bruk av Skype vil altså kunne senke terskelen for kommunikasjon i forhold til e-post.

Ved asynkron kommunikasjon blir budskap og respons gitt til ulike tidspunkt, eks. e-post, elektroniske oppslagstavler eller diskusjonsforum på internett. Asynkron kommunikasjon er mindre ressurskrevende og effektivt i deler av en prosess, men fanger ikke opp spontane uttrykk og nyanser i det nonverbale budskapet. Asynkron kommunikasjon er informasjonsfattig i den forstand at den åpner færre informasjonskanaler. E-post gir en effektiv og sporbar kommunikasjon. Den er lett å sortere og gruppere. Meldinger blir imidlertid ofte tekniske ved at man ikke får frem verbale nyanser som fremkommer i talespråk. Gruppen må bruke den teknologien som tjener medlemmene best både i oppgaveløsning og mellommenneskelig relasjoner. Derfor er det også viktig å kjenne til hvordan man skal utnytte IKT på tre områder:

1. Møtestøtte
2. Arbeidsstøtte
3. Infrastruktur.

Bruken av IKT

Teknologi vil effektivt kunne bidra i kommunikasjonen. Fiskeridirektoratet er generelt sett flinke til å benytte IKT og har kommet langt med å tilrettelegge IKT som medium for fjernledelse.

E-post og telefon er mye benyttet, men det er nok mange som ikke bruker disse medium på en effektiv måte (bruk av mappestruktur, ulike kalenderfunksjoner og lignende). Det er også begrenset bruk av ”nye” kommunikasjonsformer som Skype, Twitter, og lignende. Men videokonferanse og telefonkonferanse har gjort fjernledelse til et lettelsens verktøy.

I direktoratet, som er spredd over store avstander langs kysten, ser man dog en økende bruk av synkrone kommunikasjonsmidler, men det er enda langt igjen før man kan si at dette brukes som et systematisk verktøy. Den manglende bruken kan skyldes manglende tilgang til de aktuelle verktøy, men vil hevde at hovedårsaken til den manglende bruken ligger ikke i ledernes manglende kunnskap om disse mulighetene og deres manglende vilje til å ta de i bruk – men også en noe skepsis kontra tradisjonelle metoder og at det må investeres litt tid.

Det er viktig for fjernledere å sette seg inn i mulighetene, og ikke minst er det viktig å være seg bevisst hvordan man bruker mediene i det daglige. En må herunder kjenne ulempene fordeler og ulemper som ligger i asynkron kommunikasjon, slik de er beskrevet i teoridelen. Det er også viktig å sette seg spilleregler for bruken: F.eks hevder jeg at fjernledelse krever raske svar via e-post (gjerne i løp av minutter).

Dette fordi e-post (og eventuelt Skype) i praksis erstatter mye daglige avklaringer som skjer mellom kolleger i ett samlet lokale.

Videre er det viktig å være bevisste på hvordan en leder gode møter over avstand. Stikkord her er spilleregler, planlegging (papirer sendt ut i forkant på e-post, nummererte saker og avtale om hvem som introduserer saken) og gjennomføring av møtet (struktur).

Mvh
Tomas Olaj