Kaffeautomaten

I forbindelse med en øvingsoppgave i et studie ved HiST har jeg fått en oppgave som sier: "Beskriv hvordan kommunikasjon skjer i din organisasjon pr i dag". Men før jeg begynner å skrive så dukker spørsmålene opp. Hva er kommunikasjon? Og hvorfor skal jeg skrive om det? Og hvorfor skal jeg skrive om det i form av en blogg?

Nord-Trøndelag fylkeskommune er styrt av fylkestinget. Konsernet har ca 1700 medarbeidere og han ansvar for områder innen videregående skoler, nærinsutvikling, kultur, tannhelse og flere ting.

Jeg starter med det siste først. Hva er en blogg? I følge min gode venn, onkel Wikipedia er blogg et ord konstruert av to ord, nemlig web og logg. Det er med andre ord snakk om en logg som publiseres på web. Jeg er fremdeles like lite klok og leser videre hos min gode onkel men blir vel stående fast med et inntrykk av at selve teksten i en blogg kan være på hvilken som helst form og handle om hva som helst. Regelen er at det er ingen regler når det kommer til innhold. Det er med andre ord formen som er viktig og den tar min tante Google seg av i form at dette er skrevet på Blogger - ergo er det altså en blogg.

Så tilbake til hovedspørsmålet, hva er kommunikasjon? Og hvordan skjer dette i min organisasjon? Selve ordet kommer som de fleste andre ord fra latin og betyr å "gjøre felles". Det dreier seg altså om å dele noe, om å overføre eller utveklse informasjon eller kunnskap. Det må med andre ord være minst to mennesker (i alle fall i min organisasjon hvor det i hovedsak jobber mennekser) med i bildet.

En typisk arbeidshverdag i en fylkeskommune består for de fleste av møter, skrive i Word eller henge ved kaffeautomaten. Og sikkert noen flere ting, men det er ikke meningen å dekke alt i denne bloggen. Alle møter består av mer enn ett menneske. Skriver man i Word så har man som regel et håp om at noen en vakker dag skal lese det man skriver. Og å henge ved kaffeautomaten er langt hyggeligere om man er flere. .

Poenget er at det meste man driver med på en eller annnen måte involverer kommunikasjon. Kommunikasjon er med andre ord sentralt i de fleste organiasjoner. Hos oss manifisterer dette seg gjennom at vi til og med har en egen kommunikasjonsavdeling (det er kanskje litt ironisk at jeg ikke føler meg helt sikker på hva alle de menneskene faktisk holder på med...).

Møtene i fylkeskommunen, hva kjennetegner dem? Hvordan er møtekulturen? Har vi en møtekultur? Jeg blir sittende å grunne litt på dette. Jeg har vært i møter i flere sammenhenger og med mange forskjellige folk, Men er det noen kjennetegn? Overraskende nok vil jeg si at møtekulturen er ustrukturert. Dette er egentlig det motsatte fra min erfaring fra min tidligere arbeidsgiver. Jeg mener at fylkeskommunen ville ha tjent på å innføre noen enkle felles kjøreregler for hvordan gjennomføre et møte.

Når det kommer til skriving så er det fokus på rettskriving og av vi skal skrive slik at folk forstår, spesielt når det kommer til ting som skal leses av eksterne. Men hva med den interne skriftlige kommunikasjonen? Der er det få regler, slik jeg kan se det. Noe blir delt på intranettet, som er basert på Sharepoint. Onde tunger vil ha det til at Sharpoint er den sikreste plassen å legge noe, om man skal være sikker på at det aldri blir lest. Og det er noe sant i det. Sharepoint er dessverre en stor og tung struktur som få bruker og klarer å finne fram til. Epost blir også brukt som skriftlig kommunikasjonskanal. Men blir epost lest og forstått? Det kan virke som at epost fort drukner i den store mengden av epost. Den interne skriftlige kommunikasjonen kan altså synes å være suboptimal fordi kommunikasjonskanalene ikke fungerer slik de skal.

Til slutt, kommunikasjonen ved kaffeautomaten, denne er kanskje limet i organisasjonen. Det er her all den viktige uformelle kommunikasjonen skjer. Det er her vi får vite om det som skjer i organisasjonen. Det er her vi får vite hvem som slutter og hvem som begynner. Om viktige prosjekter og hva som er status i dem og hvorfor det store prosjektet ble stoppet. Og alt og ingenting.

Kommunikasjon er viktig og vanskelig. Det skjer hele tiden og over alt. Så hvordan gripe fatt i den og få den til å virke bedre. Kan f.eks Entreprise 2.0 være svaret? Det får vi kanskje svaret på i løpet av studiet?